Microsoft d� r?t c? g?ng nh?m ho�n thi?n v� b? sung th�m nhi?u t�nh nang m?i ti?n d?ng hon cho b? ph?n m?m Microsoft Office. Nhung ph?n l?n �s?c m?nh ti?m ?n� c?a MS Office - nh?ng l?a ch?n ?n, nh?ng t�nh nang chua h? du?c bi?t d?n hay nh?ng shortcuts - d?u g?n nhu kh�ng du?c bi?t d?n hay kh�ng du?c s? d?ng.
Th�ng qua b�i vi?t n�y ch�ng t�i mong mu?n du?c gi?i thi?u d?n b?n nh?ng th? thu?t don gi?n v� hi?u qu? cho Word, Excel, Outlook, v� PowerPoint. C� th? n�i nh?ng th? thu?t n�y s? gi�p b?n s? d?ng hi?u qu? hon b? ph?n m?m van ph�ng n�y, khai th�c nh?ng kh? nang ti?m t�ng ho?c tu? bi?n theo phong c�ch ri�ng c?a m�nh.
G�n ph�m t?t cho c�c bi?u tu?ng trong Microsoft Word d? thao t�c nhanh hon
Khi so?n th?o van b?n v?i Microsoft Word, nhi?u khi b?n ph?i c?n th�m v�o van b?n c�c bi?u tu?ng (symbol) ho?c nh?ng k� t? d?c bi?t (special character) d? trang tr� th�m cho van b?n. V?i c�c k� t? d?c bi?t th� d� du?c g�n s?n c�c ph�m t?t v� b?n c� th? d�ng nh?ng ph�m t?t d? ch�n c�c k� t? d?c bi?t v�o van b?n.
C�n v?i c�c bi?u tu?ng th� chua du?c g�n s?n c�c ph�m t?t. Do d�, b?n c� th? t?o c�c ph�m t?t cho c�c bi?u tu?ng m� b?n thu?ng s? d?ng d? c� th? nhanh ch�ng ch�n c�c bi?u tu?ng c?n thi?t v�o van b?n.
C�ch t?o c�c t? h?p ph�m t?t cho c�c bi?u tu?ng nhu sau:
- Trong c?a s? l�m vi?c c?a Microsoft Word, b?n b?m v�o menu �Insert� r?i ch?n �Symbol...�.
- H?p tho?i �Symbol� du?c m? ra, trong tab �Symbols�, b?n b?m ch?n bi?u tu?ng c?n thi?t d? g�n ph�m t?t.
- B?n b?m v�o n�t �Shortcut Key...� d? m? ra h?p tho?i �Customize Keyboard�.
- Trong h?p tho?i �Customize Keyboard�, b?n b?m ch?n v�o � �Press new shortcut key�. Sau d�, b?n b?m t? h?p ph�m m� b?n mu?n d�ng l�m ph�m t?t cho bi?u tu?ng n�y.
- Ti?p theo, b?n b?m n�t �Assign�. B?m n�t �Close�.
- V?i c�ch l�m tuong t?, b?n c� th? g�n c�c ph�m t?t cho c�c bi?u tu?ng kh�c.
Sau n�y, n?u b?n kh�ng mu?n s? d?ng ph�m t?t cho bi?u tu?ng n�o d� n?a th� b?n l�m nhu sau:
- Trong c?a s? l�m vi?c c?a Microsoft Word, b?n b?m ch?n v�o menu �Insert� > �Symbol...� d? m? ra c?a s? �Symbol�.
- Ti?p theo, b?n b?m ch?n bi?u tu?ng m� b?n mu?n lo?i b? ph�m t?t ? tab �Symbols�.
- Sau d�, b?n b?m n�t �Shortcut Key...� d? m? ra h?p tho?i �Customize Keyboard�.
- Trong h?p tho?i �Customize Keyboard�, b?n b?m ch?n t? h?p ph�m t?t trong � �Current keys�. Sau c�ng, b?n b?m n�t �Remove�. T? h?p ph�m t?t m� b?n d� ch?n cho bi?u tu?ng n�y d� kh�ng c�n t�c d?ng n?a.
- B?n l�m tuong t? d? xo� c�c ph�m t?t cho c�c bi?u tu?ng kh�c.
C�c ph�m t?t h?u d?ng trong ?ng d?ng Office
Trong qu� tr�nh s? d?ng m�y t�nh, ch?c nang c?a c�c ph�m t?t r?t h?u �ch trong vi?c gi�p ch�ng ta th?c hi?n c�c thao t�c m� kh�ng c?n r?i tay kh?i b�n ph�m. Du?i d�y l� m?t s? ph�m t?t co b?n m� kh�ng ph?i ngu?i n�o cung bi?t:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tuong duong v?i ch?c nang Undo v� Redo trong Word nhung cung hi?u qu? trong c�c ph?n m?m kh�c nhu Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in d?m, in nghi�ng, g?ch ch�n c�c ch? d� b�i den.
- Ctrl+P: in nh?ng g� hi?n th? tr�n c?a s?. - Ctrl+Backspace: x�a c? t? thay v� t?ng ch? c�i.
- Ctrl+Shif+mui t�n "l�n", "xu?ng": ch?n v� b�i den t?ng do?n van b?n.
- Ctrl+Enter: ch�n trang v�o Word.
- Ch�n bi?u tu?ng: Alt+Ctrl+C d? c� k� hi?u �, Alt+Ctrl+R d? c� �, Alt+Ctrl+T cho k� hi?u �
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: m? c?a s? Mail.
- Ctrl+2: m? Calendar.
- Ctrl+3: m? Contacts.
- Ctrl+4: m? Tasks.
- Ctrl+5: m? Notes.
- Ctrl+Shift+M: t?o tin nh?n m?i trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: t?o li�n l?c (Contact) m?i.
- Ctrl+N: so?n tin nh?n m?i.
- Ctrl+R: tr? l?i tin nh?n.
Internet Explorer (IE) v� Firefox
- Ctrl+D: th�m trang web dang hi?n th? v�o Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: tr? v? trang ch?.
- Ph�m Tab: ch?y con tr? sang nh?ng ph?n kh�c nhau c?a trang web.
- Ctrl+F: hi?n th? m?c t�m ki?m (Find) tr�n web.
- F11: thay d?i m�n h�nh to nh? c?a c?a s?.
- F5 ho?c Ctrl+R: l�m m?i web dang ch?y.
- ESC: ng?ng t?i trang web.
- Ctrl+T: t?o tab m?i v� dua con tr? v�o URL trong Firefox.
- Ctrl+L (s? d?ng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): dua con tr? v�o URL v� b�i den van b?n hi?n h�nh.
- Ctrl+W: d�ng 1 tab trong Firefox ho?c c?a s? hi?n th? trong IE.
- Ctrl ++ ho?c Ctrl +-: tang ho?c gi?m k�ch thu?c van b?n trong Firefox.
C�ng c? ?n trong Microsoft Office
N?u m�y t�nh c?a b?n c� c�i d?t v� s? d?ng b? Microsoft Office XP ho?c 2003, b?n s? t�m th?y th�m m?t s? c�ng c? h?u �ch kh�c m� b? ph?n m?m n�y cung c?p cho b?n. Nh?ng c�ng c? n�y c� th? t�m th?y khi b?n v�o: Tr�nh don Start Microsoft Office Tools d?i v?i MS Office XP v� Start Microsoft Office Microsoft Office Tools v?i MS OFfice 2003.
N?u b?n gi? nguy�n c�c thi?t l?p m?c d?nh trong khi c�i d?t Microsoft Office, b?n s? c� du?c 8 d?n 9 c�ng c? b? sung trong Microsoft Office Tools � ri�ng Microsoft Office Access Snapshot Viewer ch? xu?t hi?n khi b?n c� c�i d?t Microsoft Access. Trong s? c�c c�ng c? b? sung th�m c� m?t s? c�ng c? l� c�c ph?n m?m nh? c?a Microsoft Office, m?t s? l?i ch? du?c c�i d?t s? d?ng m?t l?n (Installed on First Use - m?t t�nh nang m?i c?a b? Microsoft Office). �?i v?i nh?ng c�ng c? ki?u n�y b?n ph?i lu�n s?n s�ng b? c�i d?t Microsoft Office b�n m�nh.
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager ch? c� trong phi�n b?n Microsoft Office 2003.
C� th? n�i d�y l� c�ng c? thay th? tuy?t v?i cho ti?n �ch Photo Editor trong c�c phi�n b?n Office tru?c d�y. ��y th?c s? l� m?t c�ng c? r?t h?u �ch trong vi?c qu?n l� v� duy?t ?nh s?. B�n c?nh ch?c nang d�, c�ng c? cung c� t�nh nang ch?nh s?a ?nh nhung ? m?c d? r?t co b?n. C�ng c? n�y tuong th�ch v?i c�c d?nh d?ng ?nh nhu BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, v� WMF. B?n cung ho�n to�n c� th? ti?n h�nh n�n hay chuy?n d?i d?nh d?ng c�c ?nh s? b?ng Microsoft Office Picture Manager.
Giao di?n c?a c�ng c? r?t don gi?n, g?n tuong t? nhu Windows Explorer du?c thi?t l?p ? ch? d? View Thumbnails. Tuy nhi�n, b�n khung hi?n th? du?ng d?n c?a thu m?c c� ?nh Microsoft Office Picture Manager ch? cho hi?n th? nh?ng shortcut d?n c�c thu m?c ch?a ?nh. B?n ho�n to�n c� th? t?o ra shortcut ri�ng cho m�nh t?i d�y b?ng c�ch v�o File Add Picture Shortcut v� tr? d?n thu m?c ch?a ?nh c?a b?n. Ho?c b?n c� th? d�ng t�nh nang th�m shortcut t? d?ng b?ng c�ch v�o File Locate Pictures. �? g? b? m?t shortcut, b?n h�y s? d?ng click chu?t ph?i l�n shortcut c?n xo� v�o ch?n Remove Shortcut, nh? d?ng ch?n Delete n?u kh�ng c? thu m?c ch?a ?nh c?a b?n cung di v�o Recycle Bin d?y. C�n d? chuy?n d?i d?nh d?ng t?p tin ?nh b?n h�y v�o File Export sau d� l� ch?n d?nh d?ng t?p tin m� b?n mu?n chuy?n d?i sang.
Microsoft Office Picture Manager cung cho ph�p b?n c?t, xoay, di?u ch?nh d? s�ng t?i v� tuong ph?n c?a b?c ?nh ho?c g? b? hi?u ?ng con m?t d? (red-eye), d?nh l?i k�ch c? hay n�n c�c b?c ?nh. Nhung nh? ph?i luu l?i b?c ?nh b?ng File Save tru?c khi tho�t kh?i chuong tr�nh. C�n n?u kh�ng b?ng l�ng v?i nh?ng g� d� th?c hi?n b?n h�y ch?n Edit Undo.
Microsoft Office Document Scanning v� Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning gi�p b?n qu�t c�c van b?n th�ng qua c�c m�y qu�t c�n Microsoft Office Document Imaging l� c�ng c? gi�p b?n x? l� c�c van b?n d� du?c qu�t v�o m�y t�nh.
�? s? d?ng du?c MS Document Scanning, b?n c?n ph?i c� m�y qu�t. Tru?c khi ti?n h�nh qu�t van b?n b?n ho�n to�n c� th? thay d?i c�c thi?t l?p trong MS Document Scanning b?ng c�ch d�nh d?u v�o m?c Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau d� m?i l?n qu�t b?n h�y nh?n v�o Preset Options Edit Selected Preset d? thay d?i c�c thi?t l?p qu�t. B?n cung c� th? t?o ra nh?ng b? thi?t l?p ri�ng cho m�nh b?ng c�ch ch?n Create New Presets.
Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, b?n d?c bi?t ch� � d?n 2 m?c quan tr?ng d� l� General > Create Shortcut. M?c n�y cho ph�p t?o m?t shortcut d?n nh?ng thi?t l?p ri�ng c?a b?n d?i v?i m?i lo?i t�i li?u c?n qu�t thu?ng xuy�n, gi�p c�ng vi?c qu�t tr? n�n nhanh hon v� ti?n l?i hon. M?c th? 2 c?n ph?i ch� � d� l� Processing. Trong m?c n�y b?n s? th?y c�c l?a ch?n hay thi?t l?p d?i v?i OCR ph?c v? cho c�ng vi?c nh?n d?ng van b?n trong MS Document Imaging (ch� � ch? c� th? nh?n d?ng ti?ng Anh, chua h? tr? nh?n d?ng ti?ng Vi?t).
�� qu�t du?c t�i li?u th�nh d?nh d?ng ?nh, b?n h�y d�ng MS Document Imaging d? x? l�.
V?i MS Document Imaging, b?n c� th? nh?n d?ng v� chuy?n t�i li?u d� du?c qu�t th�nh d?ng ?nh sang d?nh d?ng MS Word b?ng c�ch Tools Send Text to Word (ch� � n?u b?n v?n chua nh?n d?ng khi qu�t van b?n b?n c� th? nh?n d?ng l?i b?ng c�ch Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging h? tr? 2 d?nh d?ng t?p tin h�nh ?nh qu�t TIFF v� MDI (Microsoft Document Imaging). �? chia s? t?p tin h�nh ?nh qu�t b?n n�n d�ng d?nh d?ng TIFF. Tuy nhi�n d?nh d?ng TIFF s? chi?m dung lu?ng l?n hon r?t nhi?u so v?i MDI. Th? nghi?m cho th?y 1 t?p tin d?nh d?ng TIFF c� dung lu?ng l�n t?i 1.2MB, nhung cung l� t?p tin d� n?u luu du?i d?ng MDI ch? c� 333KB. Microsoft Clip Organizer. ��y l� c�ng c? gi�p b?n qu?n l� v� s? d?ng clip art trong c�c ?ng d?ng Microsoft Office ho?c c� th? gi�p b?n t�m ki?m clip art tr?c tuy?n tr�n m?ng b?ng c�ch Tools Clips online. B?n cung c� th? nh?p clip art b?ng tay b?ng c�ch ch?n File Add Clips To Organizer, chuong tr�nh s? gi�p b?n ho�n t?t c�ng do?n c�n l?i.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard ch? c� trong Microsoft Office 2003.
��y l� c�ng c? gi�p b?n luu tr? nh?ng thi?t l?p c?a ri�ng b?n d?i v?i m?i ?ng d?ng trong b? MS Office. Nhu v?y b?n ho�n to�n c� th? kh�i ph?c l?i to�n b? nh?ng thi?t l?p c?a b?n n?u c� b?t k� s? thay d?i hay m?t m�t n�o x?y ra. Ho?c b?n c� th? d�ng nh?ng d?nh d?ng d� luu d� d? ?ng d?ng v?i c�c b? MS Office tr�n c�c m�y t�nh kh�c.
Microsoft Office Application Recovery
��y l� c�ng c? gi�p b?n d�ng b?t k� m?t ?ng d?ng MS Office n�o d� b? treo v� kh�i ph?c l?i c�ng vi?c tru?c d� c?a b?n.
Microsoft Office Language Settings
��y l� c�ng c? cho ph�p b?n thi?t l?p c�c l?a ch?n ng�n ng? d?i v?i c�c ?ng d?ng trong b? Microsoft Office. B?n c� th? th�m v�o hay g? b? c�c ng�n ng? kh�c nhau tr�n danh s�ch Enabled ho?c thay d?i ng�n ng? m?c d?nh cho c�c ?ng d?ng trong b? MS Office.
Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer ch? xu?t hi?n khi b?n l?a ch?n c� c�i d?t Microsoft Access. ��y l� c�ng c? gi�p b?n xem qua th�ng tin v? t?p tin Access th�ng qua c�c snapshots. B?n c� th? t?o ra c�c snapshots v� chia s? v?i ngu?i s? d?ng kh�c n?u h? kh�ng c� Microsoft Access b?ng c�ch g?i cho h? m?t b?n copy chuong tr�nh snapshots c?a b?n. Theo m?c d?nh chuong tr�nh n�y du?c luu t?i thu m?c sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer ho?c c� th? t?i v? tr�n trang web c?a Microsoft.
Digital Certificate for VBA Projects
��y l� ?ng d?ng gi�p b?n t?o ra ch? k� di?n t? (digital certificate) cho c�c d? �n macro vi?t b?ng VBA c?a b?n.
T?ng quan, Microsoft Office Tools th?c s? l� nh?ng c�ng c? cung tuong d?i h?u �ch. B?n h�y khai th�c th�m b?ng c�ch ?ng d?ng th?c t?. C� th? n�i, h�y s? d?ng c�c c�ng c? c?a b? MS Office d? qu?n l� b? ph?n m?m n�y hi?u qu? hon.
Th? thu?t v?i Microsoft Office
Microsoft d� r?t c? g?ng nh?m ho�n thi?n v� b? sung th�m nhi?u t�nh nang m?i ti?n d?ng hon cho b? ph?n m?m Microsoft Office. Nhung ph?n l?n �s?c m?nh ti?m ?n� c?a MS Office - nh?ng l?a ch?n ?n, nh?ng t�nh nang chua h? du?c bi?t d?n hay nh?ng shortcuts - d?u g?n nhu kh�ng du?c bi?t d?n hay kh�ng du?c s? d?ng.
Th�ng qua b�i vi?t n�y ch�ng t�i mong mu?n du?c gi?i thi?u d?n b?n nh?ng th? thu?t don gi?n v� hi?u qu? cho Word, Excel, Outlook, v� PowerPoint. C� th? n�i nh?ng th? thu?t n�y s? gi�p b?n s? d?ng hi?u qu? hon b? ph?n m?m van ph�ng n�y, khai th�c nh?ng kh? nang ti?m t�ng ho?c tu? bi?n theo phong c�ch ri�ng c?a m�nh.
Tuy nhi�n ch�ng t�i cung xin ch� � b?n l� h?u h?t nh?ng th? thu?t sau d�y s? v?n h�nh r?t t?t d?i v?i phi�n b?n Microsoft Office XP v� 2003.
Th? thu?t chung
Ph�ng to hay thu nh?
N?u b?n dang s? h?u m?t mouse (con chu?t m�y t�nh) c� thanh cu?n ? gi?a (scroll button) th� b?n ho�n to�n c� th? ph�ng to hay thu nh? van b?n c?a m�nh trong c?a s? MS Office c?c k� nhanh ch�ng b?ng c�ch gi? ph�m Ctrl v� xoay thanh cu?n � xoay l�n ph�a tru?c l� ph�ng to v� v? ph�a sau l� thu nh? l?i.
�?nh d?ng nhanh ch�ng M?t trong nh?ng �vi�n ng?c ?n� trong MS Office ch�nh l� Format Painter � c� h�nh d�ng nhu chi?c ch?i son tr�n thanh c�ng c? chu?n (Standard toolbar). N?u chua c� b?n c� th? v�o Tool Commands, t�m d?n m?c Format v� k�o bi?u tu?ng c?a c�ng c? th? v�o thanh c�ng c? chu?n.
Khi b?n nh?p chu?t v�o bi?u tu?ng chi?c ch?i son, c�ng c? s? copy l?i d?nh d?ng van b?n t?i noi con tr? chu?t xu?t hi?n. N?u b?n l?a ch?n c? m?t do?n (paragraph) hay m?t � (cell) r?i m?i nh?p chu?t v�o bi?u tu?ng c�ng c? th� d?nh d?ng c?a do?n hay � d� s? du?c sao ch�p l?i. Sau d� b?n ch? c?n k�o chu?t l?a ch?n do?n van b?n b?n mu?n �d�n� d?nh d?ng gi?ng nhu do?n ngu?n l� xong.
B?ng c�ch nh?p d�p chu?t l�n bi?u tu?ng c?a Format Painter, b?n c� th? �p d?ng d?nh d?ng d� du?c sao ch�p li�n t?c cho d?n khi b?n ?n ph�m Esc.
Th�m nhi?u l?a ch?n hon N?u b?n gi? nguy�n ph�m Shift sau d� ch?n File trong ?ng d?ng Word ho?c trong c?a s? so?n e-mail m?i c?a Outlook, b?n s? th?y s? thay d?i trong menu File. V?i Word v� Outlook b?n s? th?y c� th�m l?a ch?n Save All v� Close All c�n trong Excel b?n s? ch? th?y c� Close All.
Xu?ng d�ng kh�ng t?o ch? m?c
Trong m?t do?n c� ch? m?c n?u b?n mu?n xu?ng d�ng m� kh�ng mu?n d�ng d� c� ch? m?c th� b?n ch? c?n ?n t? h?p ph�m Shift-Enter. L?n t?i b?n ?n Enter d? xu?ng d�ng v� ti?p t?c theo danh s�ch ch? m?c.
Ri�ng trong Excel d? xu?ng d�ng trong m?t � b?n h�y ?n Alt-Enter.
C�c Smart Tags
Smart Tags - b?t d?u xu?t hi?n trong phi�n b?n Microsoft Office XP � ch�nh l� nh?ng bi?u tu?ng ?ng d?ng c�ng ngh? XML n�n c� th? xu?t hi?n ngay l?p t?c ? tr�n ho?c ? du?i c�c d? li?u ph� h?p v?i t�nh nang c?a Smart Tags. �? k�ch ho?t c�c Smart Tags b?n h�y v�o Tools AutoCorrect Options r?i chuy?n sang m?c Smart Tags v� l?a ch?n nh?ng lo?i tags m� b?n mu?n k�ch ho?t.
L?y v� d? v? Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi b?n d�n (paste) d? li?u trong b?t k� ?ng d?ng Office n�o b?n c� th? ch?n Smart Tag (xu?t hi?n ngay b�n c?nh do?n d? li?u v?a d�n c� h�nh gi?ng nhu m?t clipboard) v?i nh?ng l?a ch?n d?nh d?ng phong ph� - Match Destination Formatting (chuy?n d?nh d?ng d? li?u v?a d�n gi?ng v?i d?nh d?ng c?a c? van b?n) v� Keep Source Formatting (gi? nguy�n d?nh d?ng c?a do?n d? li?u v?a d�n).
Microsoft Word
Truy c?p nhanh d?n c�c van b?n thu?ng s? d?ng
C�ch nhanh nh?t v� th�ng d?ng nh?t d? truy c?p d?n c�c t?p tin van b?n thu?ng s? d?ng trong Microsoft Word hi?n nay l� v�o File r?i t�m d?n van b?n c?n m? ra. �i?m b?t l?i c?a c�ch n�y l� s? lu?ng t?p tin luu trong danh s�ch n�y tuong d?i h?n ch?, cho d� ngu?i s? d?ng d� v�o Tools Options General d? ch?nh th�ng s? �Recent used file list� l�n m?t con s? l?n hon.
Nhung MS Word l?i c� m?t t�nh nang ?n kh�c c?c k� h?u d?ng trong vi?c nhanh ch�ng t�m d?n c�c van b?n thu?ng s? d?ng. B?n h�y s? d?ng c�ch sau d�y. B?n v�o View Toolbars Customize ho?c b?n c� th? nh?p chu?t ph?i v�o b?t k� d�u tr�n c�c thanh c�ng c? toolbars r?i ch?n Customize. Khi c?a s? Customize m? ra b?n chuy?n sang tab Commands.
Trong c?a s? Customize Commands, b�n m?c Categories b?n k�o xu?ng v� ch?n Built-in Menus v� trong danh s�ch hi?n ra b�n tay ph?i (commands) ch?n Work. Nh?p v� gi? nguy�n chu?t tr�i v� k�o Works ra th? v�o b?t c? thanh c�ng c? n�o thu?n ti?n v?i b?n. V?y l� b?n d� t?o ra du?c thanh c�ng c? ri�ng cho m�nh v?i t�n l� Work. �? d?i t�n menu n�y b?n h�y m? c?a s? Customize ra r?i nh?p chu?t ph?i v�o t�n c?a menu Work, trong � Name b?n g� t�n v�o d�.
B�y gi? b?n c� th? s? d?ng menu m?i n�y d? luu t�n v� du?ng d?n d?n nh?ng t?p tin van b?n b?n thu?ng s? d?ng b?ng c�ch sau d�y. B?n m? nh?ng van b?n thu?ng s? d?ng sau d� ch?n Work Add to work menu. Th? l� t�n van b?n d� c� trong d� s?n s�ng cho b?n truy c?p d?n b?t c? l�c n�o.
�? g? b? t�n c?a van b?n n�o d� trong danh s�ch tr�n menu Work b?n h�y ?n v� gi? Ctrl-Alt-Minus (ph�m Minus l� ph�m d?u tr? (-) ? ngay c?nh ph�m s? 0). L�c n�y con tr? s? bi?n th�nh d?u tr?, b?n h�y click v�o menu Work r?i t�m d?n t�n van b?n c?n b? di v� nh?p chu?t tr�i m?t l?n v�o d�.
M? van b?n du?c s? d?ng l?n cu?i c�ng
�? y�u c?u MS Word m?i l?n kh?i d?ng d?u m? t?p tin van b?n m� b?n s? d?ng l?n cu?i c�ng tru?c khi t?t Word b?n h�y th? d�ng c�ch sau d�y.
B?n h�y t�m d?n t?p tin Winword.exe � th�ng thu?ng t?p tin n�y c� du?ng d?n nhu sau C:\Program Files\Microsoft Office v� n?m trong thu m?c Office 10 d?i v?i phi�n b?n XP v� Office 11 v?i phi�n b?n 2003. T�m du?c b?n h�y nh?p chu?t ph?i v�o t?p tin ch?n Send to Desktop (create shortcut).
Ho?c b?n c� th? nh?p chu?t ph?i l�n desktop ch?n New Shortcut r?i t�m d?n t?p tin Winword.exe theo du?ng d?n nhu tr�n.
Sau d� b?n ra desktop v� nh?p chu?t ph?i v�o shortcut v?a t?o ra v� ch?n Properties. Trong c?a s? Properties b?n chuy?n d?n m?c Target v� g� v�o �/mFile1� v�o cu?i c�ng du?ng d?n trong tru?ng n�y, click OK.
S? d?ng l?nh Paste Special
Khi b?n copy van b?n tr�n web ho?c t? c�c t?p tin Word kh�c v� d�n tr?c ti?p v�o Word th� ?ng d?ng s? v?n gi? nguy�n d?nh d?ng g?c - t? font ch?, m�u s?c, b?ng bi?u� g�y phi?n ph?c r?t nhi?u trong vi?c ch?nh s?a l?i nh?ng van b?n d�. �? tr�nh nh?ng di?u n�y b?n h�y s? d?ng l?nh Paste Special. C�ch s? d?ng nhu sau:
Sau khi d� copy van b?n t? ngu?n, b?n chuy?n v�o Word v� ch?n Edit Paste Special. Trong c?a s? Paste Special b?n h�y ch?n Unformatted Text ho?c Unformatted Unicode Text.
S?p x?p l?i c�c do?n nhanh ch�ng
B?n dang mu?n s?p x?p l?i v? tr� c�c do?n trong van b?n c?a m�nh? �? tr�nh m?t th?i gian k�o th? hay copy-paste b?n h�y s? d?ng c�ch sau d�y.
L?a ch?n do?n van b?n m� b?n mu?n thay d?i v? tr� l�n ho?c xu?ng, ?n v� gi? ph�m Shift-Alt r?i d�ng ph�m mui t�n l�n ho?c xu?ng d? di?u ch?nh l?i v? tr� c?a do?n van b?n.
Xo� th�ng tin c� nh�n
C�c t?p tin van b?n c?a MS Word c� ch?a nh?ng th�ng tin ?n c� th? ti?t l? th�ng tin v? b?n. Microsoft cung d� cho ra c�ng c? xo� b? nh?ng th�ng tin ?n n�y Remove Hidden Data tr�n trang web c?a m�nh. Tuy nhi�n c�ng c? n�y hoi kh� s? d?ng. V?y d? xo� b? nh?ng th�ng tin ?n n�y b?n h�y l�m theo c�ch sau d�y.
Tru?c khi ph? bi?n t?p tin van b?n, b?n h�y d�ng ?ng d?ng WordPad (Start All Programs Accessories) m? van b?n d� ra tru?c v� luu l?i van b?n d� du?i d?ng Rich Text Format (.rtf). Cu?i c�ng b?n ch? vi?c d?i ph?n m? r?ng c?a t?p tin van b?n tr? l?i d?ng Word. L?y v� d? b?n luu t?p tin d� th�nh �test.rtf�, d? d?i l?i sang d?ng Word b?n d�ng l?nh rename chuy?n l?i th�nh �test.doc�.
V? m?t du?ng th?ng
B?n ho�n to�n c� th? d? d�ng k? m?t du?ng th?ng ngang van b?n c?a m�nh m?t c�ch r?t don gi?n nhu sau - B?n g� li�n ti?p 3 d?u g?ch ngang (-) r?i ?n Enter b?n s? c� m?t du?ng k? don. - B?n g� li�n ti?p 3 d?u g?ch du?i (_) r?i ?n Enter b?n s? c� m?t du?ng k? d?m - B?n g� li�n ti?p 3 d?u b?ng (=) r?i ?n Enter b?n s? c� m?t du?ng k? d�i.
M�y t�nh c� s?n trong Word
B?n c� bi?t l� b?n ho�n to�n c� th? b? sung th�m m?t m�y t�nh v�o trong Word kh�ng? ��ng ho�n to�n c� th? v� s? gi�p b?n th�m ph?n thu?n l?i trong c�ng vi?c hon r?t nhi?u.
Trong MS Word v�o View Toolbars Customize ho?c b?n c� th? nh?p chu?t ph?i l�n b?t k� thanh c�ng c? (toolbar) n�o r?i ch?n Customize. Trong c?a s? Customize - b?n d� c� co h?i l�m quen v?i c?a s? n�y trong ph?n tru?c c?a b�i vi?t - b?n h�y ch?n Tools ? b�n khung Categories b�n tay tr�i v� ch?n bi?u tu?ng Tool Calculate trong khung Commands b�n tay ph?i. B?n nh?p v� gi? chu?t tr�i l�n bi?u tu?ng c?a Tools Calculate r?i k�o v� th? l�n b?t k� thanh c�ng c? n�o m� b?n th�ch.
B�y gi? b?n c� d? d�ng th?c hi?n c�c ph�p t�nh trong Word b?ng c�ch g� v�o ph�p t�nh c?a r?i l?a ch?n to�n b? ph�p t�nh, nh?p chu?t v�o Tools Calculate r?i ?n Ctrl-V d? d�n k?t qu? v�o.
Tu?n ho� Smart Tags v� Spelling, Track changes
B?n d� bao gi? b? c�c d�ng g?ch ch�n lo?ng ngo?ng m�u xanh m�u d? l�m phi?n chua? B?n chua bi?t l� n� t? d�u xu?t hi?n? N� ch�nh l� t�nh nang ki?m tra l?i ch�nh t? v� ki?m tra l?i ng? ph�p trong MS Word. T�nh nang n�y ch? c� hi?u qu? d?i v?i c�c van b?n ti?ng Anh c�n d?i v?i c�c van b?n ti?ng Vi?t th� th?t l� m?t di?u v� c�ng phi?n ph?c. �? lo?i b? phi?n ph?c n�y b?n h�y v�o Tools Options r?i chuy?n sang m?c Spelling & Gammar. Trong m?c n�y b?n b? d?u ki?m tru?c Check spelling as you type v� Check grammar as you type, sau d� l� Ok l� xong.
Smart Tags c� th? n�i l� m?t trong nh?ng t�nh nang m?i tuong d?i hi?u qu? trong c�c phi�n b?n Word m?i d�y. Tuy nhi�n nhi?u l�c ngu?i s? d?ng cung th?y kh� ch?u v? c�c tag ng�y, s? di?n tho?i, copy-paste� li�n t?c hi?n ra. N?u b?n kh�ng ua Smart Tags h�y v�o Tools AutoCorrect Options v� chuy?n sang m?c Smart Tags trong c?a s? AutoCorrect Options v� b? d?u ki?m trong nh?ng lo?i Smart Tag b?n kh�ng mu?n hi?n ra.
C�n m?t t�nh nang n?a trong Word cung c� nh?ng d�ng k? m�u d? lo?ng ngo?ng g�y kh� ch?u r?t nhi?u d� l� Track changes. T�nh nang n�y th?c s? c� hi?u qu? khi b?n d? ngu?i kh�c s?a van b?n c?a b?n. Nh?ng thay d?i d� s? du?c Track changes ghi nh?n v� li?t k� ngay trong van b?n. �? b? di b?n h�y v�o View r?i b? d�nh d?u tru?c Markup l� xong.
Status Bar c� g� cho b?n?
B?n d� bao gi? d? � d?n thanh tr?ng th�i (Status bar) trong Word chua? N� cung c� kh� nhi?u di?u th� v? d�. Nhung n?u Word c?a b?n chua h? c� Status bar th� b?n h�y v�o Tools Options chuy?n sang m?c View. Trong m?c n�y b?n d? � d?n ph?n Show v� d�nh d?u ki?m v�o Status bar l� xong.
Thanh tr?ng th�i d�ng nhu t�n g?i c?a n� cho b?n th?y th�ng tin v? van b?n c?a b?n, th? t? trang hi?n th?i c?a b?n, ph?n, d�ng, to? d? con tr? chu?t �. Nh?p d�p chu?t l�n S? th? t? c?a trang b?n s? g?i du?c menu Go to.
B�n c?nh d�, tr�n thanh tr?ng th?y b?n c�n th?y c� REC � TRK � EXT � OVR. Nh?p d�p chu?t l�n b?t c? m?c n�o b?n s? b?t t�nh nang d� l�n. Nh?p d�p chu?t l�n REC b?n s? b?t t�nh nang ghi macro � hay c�n g?i l� thao t�c t? d?ng, TRK s? gi�p b?n theo d�i ghi nh?n m?i thay d?i m� b?n d� s?a l�n van b?n g?c, EXT cho ph�p b?n c� th? l?a ch?n van b?n m� ch? c?n d�ng ph�m mui t�n l�n xu?ng sang ph?i sang tr�i v� OVR s? b?t t�nh nang ghi d� � t?c l� m?i k� t? b?n g� v�o s? thay th? cho k� t? li?n k? n� thay v� xu?t hi?n ngay b�n c?nh.
Tu? bi?n AutoText
Ch?c h?n l� b?n d� d? � th?y nhi?u khi Word t? d?ng thay th? v� g?i � gi�p b?n nh?ng c?m t? ki?u nhu "Best Wishes", �Best regards����y ch�nh l� t�nh nang AutoText c?a Word. B?n ho�n to�n c� th? t? m�nh tu? bi?n danh s�ch c�c t? MS Word t? d?ng thay th? gi�p b?n. B?n h�y v�o Tools AutoCorrect Options r?i chuy?n sang m?c AutoText. Trong c?a s? AutoText b?n h�y g� c?m t? m� b?n mu?n Word t? d?ng gi�p b?n ch�n v�o m?c Enter autotext entries here r?i nh?p chu?t v�o Add. Mu?n g? b? b?t c? autotext n�o b?n h�y ch?n n� r?i nh?p chu?t v�o Delete.
Microsoft Word
Track changes - So s�nh c�c van b?n
B?n c� 2 van b?n gi?ng h?t nhau v� b?n mu?n so s�nh xem ch�ng gi?ng v� kh�c nhau ? di?m n�o? Thay v� ph?i ng?i so s�nh t?ng d�ng m?t, th? thu?t sau d�y c� th? s? gi�p b?n th?c hi?n c�ng vi?c n�y m?t c�ch nhanh ch�ng.
N?u b?n d� bi?t s? d?ng t�nh nang Track changes trong Word th� th?t l� ti?n d?ng. T�nh nang n�y s? gi�p b?n theo d�i v� ghi l?i r� r�ng m?i s? thay d?i trong van b?n c?a b?n. �? b?t t�nh nang Track changes b?n h�y v�o Tool Track Changes ho?c s? d?ng ph�m t?t Ctrl-Shift-E. C�n n?u b?n d� kh�ng b?t Track changes t? tru?c th� l�m th? n�o d? c� th? t�m ra m?i thay d?i kh�c bi?t trong 2 van b?n d�y. V?n c� c�ch, v?n l� Trach changes gi�p b?n gi?i quy?t m?i vi?c.
Trong Word 2000, b?n h�y v�o Tools Track changes Compare documents. Khi h?p tho?i b?t ra b?n h�y l?a ch?n van b?n b?n c?n dem ra so s�nh v?i van b?n hi?n th?i c?a b?n. Word s? gi�p b?n b? sung nh?ng g� d� du?c thay d?i v�o trong van b?n c?a b?n.
Trong Word XP v� 2003 th� c� kh�c hon m?t ch�t, b?n v�o Tools Compare and Merge Documents. Trong h?p tho?i b?t ra b?n h�y d�nh d?u v�o Legal blackline (ngay c?nh tru?ng File name) d? k�ch ho?t t�nh nang so s�nh van b?n; n?u kh�ng Word s? gi�p b?n h?p nh?t 2 van b?n. Qu� tr�nh c�n l?i l� gi?ng v?i Word 2000.
Split � So s�nh nhi?u ph?n c?a van b?n
Van b?n c?a b?n d�i h�ng ch?c h�ng tram trang m� b?n l?i mu?n so s�nh nhi?u ph?n c?a trong van b?n d� v?i nhau - ch?ng h?n ph?n m? d?u v?i ph?n k?t lu?n? Split s? gi�p b?n gi?i quy?t kh� khan n�y.
B?n v�o Windows Split. Ngay l?p t?c con tr? s? bi?n th�nh m?t du?ng k? ngang cho ph�p b?n ch? d?nh kho?ng c�ch chia d�i m�n h�nh trong Word. H�y d?t sao cho th?t d? nh�n r?i nh?p chu?t tr�i 1 l?n. Word d� b? chia l�m 2 c?a s? ri�ng bi?t v� b?n c� th? duy?t van b?n d? d�ng hon. �? b? t�nh nang n�y b?n l?i v�o Windows v� ch?n Remove Split.
B?o v? van b?n c?a b?n
C� nhi?u c�ch d? b?o v? van b?n c?a b?n � ngan ch?n ngu?i kh�c m? van b?n c?a b?n ho?c ngan ch?n ngu?i kh�c s?a d?i van b?n c?a b?n.
C� nh?ng c�ch sau d�y d? b?o v? van b?n c?a b?n.
B?n v�o Tools Options r?i chuy?n sang m?c Security - B?n nh?p m?t kh?u v�o m?c Password to open d? d?t m?t kh?u ngan ch?n ngu?i kh�c m? van b?n c?a b?n. Nh?p m?t kh?u v�o m?c Password to modify d? ngan ch?n ngu?i kh�c s?a d?i van b?n c?a b?n.
B?n v�o Tools Protect Document d? c� th�m t�nh nang b?o m?t van b?n. Trong c?a s? Protect Document b?n s? th?y 3 l?a ch?n Track changes (ch?ng m?i thay d?i v?i Track changes, ngu?i kh�c v?n c� th? d?c v� s?a van b?n c?a b?n nhung m?i thay d?i d� s? du?c ghi l?i v� menu Tools Track Changes s? b? v� hi?u ho�), Comment (ch? cho ph�p ngu?i kh�c du?c d?c van b?n c?a b?n v� b? sung th�m nh?ng nh?n x�t g?i � � comment � v�o ch? kh�ng du?c thay d?i van b?n) v� Form (ngan ch?n m?i thay d?i trong van b?n ch? cho ph�p thay d?i trong nh?ng ph?n van b?n kh�ng du?c b?o v? ho?c trong c�c form ho?c tru?ng)
�?t du?ng d?n m?c d?nh d? luu v� m? van b?n
Th�ng thu?ng Word lu�n ch?n thu m?c My Documents l� thu m?c m?c d?nh d? luu v� m? c�c van b?n c?a ngu?i s? d?ng. Tuy nhi�n, Word cung cho ph�p ngu?i s? d?ng c� th? thay d?i m?c d?nh.
B?n v�o Tools Options r?i chuy?n sang m?c File locations. Trong c?a s? n�y b?n nh?p chu?t v�o m?c c?n thay d?i. V� d? ? d�y l� thay d?i du?ng d?n m? v� luu van b?n m?c d?nh th� b?n nh?p chu?t v�o m?c Documents sau d� nh?p chu?t v�o Modify v� ch? d?n thu m?c ri�ng c?a b?n. Nh?p ok l� xong.
�?t font ch? m?c d?nh
B?n quen s? d?ng m?t lo?i font ch? nh?t d?nh v� mu?n l?n n�o m? Word ra th� d� s?n s�ng font ch? d� cho b?n r?i. R?t don gi?n, b?n h�y th? th? thu?t sau d�y.
B?n m? b?t k� m?t van b?n n�o cung du?c, v�o Format Font. Trong c?a s? Font hi?n ra b?n h�y ch?n l?a d�ng ki?u font ch? b?n quen d�ng r?i nh?p chu?t v�o Default ? g�c cu?i b�n tay tr�i c?a c?a s? font, Word h?i b?n c� mu?n d?t font ch? m?c d?nh kh�ng, ch?n Yes l� xong.
T�nh to�n tr�n b?ng
Word kh�ng ph?i l� m?t ?ng d?ng b?ng t�nh chuy�n nghi?p nhu Excel nhung Word v?n c� kh? nang th?c hi?n du?c nh?ng t�nh to�n co b?n tr�n b?ng.
�? t�nh to�n tr�n b?ng trong Word b?n h�y v�o Table Formula r?i l?a ch?n m?t h�m t�nh to�n. Tuy nhi�n, s? lu?ng c�c h�m t�nh to�n trong Word l� r?t h?n ch?, nhi?u khi c� th? s? l�m b?n th?t v?ng.
V� d? d? t�nh to�n tr�n h�ng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong d� =SUM(LEF) kh�ng ph?i b?n nh?p v�o m� Word s? dua ra g?i � cho b?n khi b?n v�o
Table Formula (h�nh minh ho?).
V� d? d? t�nh to�n tr�n c?t
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)
B?n cung c� th? nh?p c�c c�ng th?c t�nh to�n don gi?n nhu ki?u trong Excel, v� d? =A1*B2. M?c d� t�n c?a h�ng v� c?t trong Word kh�ng hi?n ra nhung b?n y�n t�m d?nh d?ng v?n gi?ng h?t nhu trong Excel.
�? c?p nh?t k?t qu? t�nh to�n khi c� thay d?i b?n h�y l?a ch?n � ch?a k?t qu? r?i ?n ph�m F9. Ho?c d? c?p nh?t k?t qu? t�nh to�n trong ph?m vi to�n b?ng, b?n h�y l?a ch?n c? b?ng r?i ?n ph�m F9.
T?o b?ng nhanh ch�ng
Kh? nang t? d?ng d?nh d?ng c?a Word gi�p b?n nhi?u khi kh�ng ph?i d?ng d?n chu?t hay menu m� ch? c?n b�n ph�m l� d?. T?o b?ng nhanh ch�ng cung l� m?t th? thu?t nhu v?y. �? c� th? t?o b?ng nhanh ch�ng b?n ch? c?n k� t? d?u c?ng (+) v� k� t? d?u g?ch ngang (-). B?n ch? c?n nh?p c�c k� t? n�y theo ki?u d?nh d?ng sau r?i ?n Enter, Word s? t? d?ng t?o b?ng ngay cho b?n.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Kho?ng c�ch gi?a hai d?u c?ng (+) s? quy?t d?nh d?n d? r?ng c?a c?t du?c t?o ra.
T?t t�nh nang t? d?ng d?nh d?ng ch? s? tr�n-ch? s? du?i
Nhi?u khi b?n g?p r?c r?i v?i t�nh nang t? d?ng d?nh d?ng ch? s? tr�n (superscript) ho?c ch? s? du?i (subscript) c?a Word, nh?t l� b?n thu?ng xuy�n s? d?ng ti?ng nu?c ngo�i v?i c�c ki?u k� t? nhu �1st, 2nd, 3rd,��. B?n kh�ng th�ch t�nh nang n�y th� h�y t?t n� di b?ng c�ch v�o Tools AutoCorrect Options r?i chuy?n sang m?c AutoFormat As You Type v� b? d�nh d?u tru?c m?c Ordinals (1st) l� ok.
T?o m?u van b?n c� ?nh xem tru?c Template - m?u van b?n - l� m?t ch?c nang v� c�ng h?u �ch trong Word. Ch?c nang n�y cho ph�p b?n t?o c�c van b?n d?nh d?ng theo m?t ki?u m?u nh?t d?nh v� c� th? s? d?ng l?i nhi?u l?n.
L?y v� d? b?n t?o ra m?t ki?u gi?y m?i c?a ri�ng b?n r?i luu l?i th�nh m?u van b?n trong Word. L?n s? d?ng sau b?n ch? c?n m? template d� ra r?i di?n c�c th�ng tin c?n thi?t l� du?c.
�? t?o ra m?u van b?n c?a ri�ng m�nh, tru?c ti�n b?n h�y t?o m?t van b?n th�ng thu?ng d?nh d?ng theo d�ng m?u van b?n c?n thi?t c?a b?n. Khi luu van b?n b?ng File Save, b?n h�y ch?n Document Template (*.dot) trong m?c Save as type c?a c?a s? luu van b?n. �? m?u van b?n c?a b?n c� h�nh ?nh xem tru?c th� tru?c khi luu th�nh d?nh d?ng template b?n h�y v�o File Properties r?i d�nh d?u v�o Save Preview Picture.
�? s? d?ng template b?n v?a t?o ra, h�y v�o File New ch? khi b?ng nhi?m v? (Task pane) hi?n ra b�n tay ph?i b?n ch?n General Templates trong m?c New from template v� nh? d�nh d?u v�o m?c Document v� l?a ch?n template c?a b?n d� t?o ra � h�nh ?nh xem tru?c c?a m?u van b?n s? hi?n ra trong khung Preview.
Gi?u t�n van b?n trong Recently Used Files
Th�ng thu?ng Word luu l?i t�n v� du?ng d?n c�c van b?n du?c s? d?ng g?n d�y t?i danh s�ch Recently used file. �? truy c?p d?n danh s�ch n�y b?n ch? c?n v�o menu File s? th?y danh s�ch c�c t?p tin van b?n du?c li?t k� theo th? t? 1,2,3,4... M?c d?nh s? t?p tin van b?n du?c luu t?i danh s�ch n�y l� 4. B?n c� th? ch?nh con s? n�y l�n ho?c gi?u kh�ng cho hi?n t�n nh?ng van b?n n�y b?ng c�ch sau d�y. v�o Tools Options v� chuy?n sang m?c General. Trong m?c n�y b?n d? � d?n d�ng Recently used file list. �? tang s? van b?n trong danh s�ch Recently used files b?n ch? c?n thay d?i con s? trong � ngay b�n c?nh. C�n d? kh�ng cho hi?n danh s�ch n�y b?n h�y b? d�nh d?u ch?n m?c n�y, nh?p OK.
Microsoft Excel
Ph�m t?t th�ng d?ng trong Excel
Ph�m t?t trong c�c ?ng d?ng MS Office l� m?t trong nh?ng t�nh nang h?u �ch nh?t, gi�p cho ngu?i s? d?ng thao t�c nhanh hon. Xin li?t k� ra d�y m?t s? ph�m t?t th�ng d?ng nh?t trong Excel. F2 S?a n?i dung th�ng tin trong � Ctrl-1 M? h?p tho?i d?nh d?ng � ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Ti?n l�n 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down L�i v? 1 sheet (Sheet 3 v? Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao ch�p d? li?u t? � ngay ph�a tr�n � hi?n th?i Ctrl-' Sao ch�p c�ng th?c t? � ngay ph�a tr�n � hi?n th?i Ctrl-$ Chuy?n d?nh d?ng � hi?n th?i sang d?nh d?ng ti?n t? v?i 2 con s? sau d?u ph?y Alt-
Enter Xu?ng d�ng trong m?t �
Ki?m so�t hu?ng di chuy?n c?a con tr? khi ?n Enter
Theo m?c d?nh, con tr? thu?ng s? xu?ng di chuy?n xu?ng � b�n du?i khi b?n g� ph�m Enter. Nhung n?u b?n kh�ng th�ch b?n ho�n to�n c� th? thay d?i hu?ng di chuy?n c?a con ch?, di?u khi?n con tr? di chuy?n sang b�n ph?i b�n tr�i, l�n tr�n hay xu?ng du?i theo � th�ch c?a b?n m?i khi b?n g� ph�m Enter. H�y th? th? thu?t sau d�y.
B?n v�o Tools Options r?i chuy?n sang m?c Edit. Trong m?c n�y, b?n ch� � d?n d�ng �Move selection after Enter�, h�y d�nh d?u l?a ch?n l?a ch?n tru?c d�ng n�y v� ? danh s�ch li?t k� b�n c?nh b?n h�y ch?n hu?ng di chuy?n cho con tr? chu?t.
Sao ch�p d? li?u v� c�ng th?c nhanh ch�ng
Th�ng thu?ng khi c?n sao ch�p d? li?u hay c�ng th?c sang m?t lo?i c�c � kh�ng li?n k? nhau, b?n thu?ng ph?i m?t c�ng copy v� paste sang t?ng � m?t. Nhung n?u d� bi?t th? thu?t sau d�y b?n ho�n to�n c� th? th?c hi?n c�ng vi?c n�y m?t c�ch r?t nhanh ch�ng v� hi?u qu? hon.
Tru?c ti�n b?n h�y sao ch�p d? li?u t? � ngu?n � � ch?a th�ng tin c?n du?c sao ch�p ra, h�y d�ng ph�m t?t Ctrl-C cho nhanh. Sau d� b?n v?n gi? nguy�n ph�m Ctrl v� nh?p chu?t tr�i v�o t?ng � m� b?n mu?n sao ch�p d? li?u sang. L?a ch?n xong b?n h�y ?n ? h?p ph�m Ctrl-V l� d? li?u s? t? d?ng d�n v�o nh?ng noi c?n thi?t cho b?n.
?ng d?ng th? thu?t n�y d? copy-paste d? li?u cho m?t lo?t � li?n k? nhung kh�ng ? g?n ? d? li?u ngu?n. Tru?c ti�n b?n h�y d�ng Ctrl-C d? sao ch�p d? li?u t? � ngu?n, sau d� v?n gi? nguy�n ph�m Ctrl v� d�ng chu?t tr�i l?a ch?n m?t lo?t � m� b?n mu?n sao ch�p d? li?u sang sau d� th? Ctrl ra v� ?n Enter l� xong.
Microsoft Excel
M?t trang - M?t bi?u d?
Th�ng thu?ng c�c bi?u d? s? di k�m v?i d? li?u c� li�n quan d?n n�. Nhung d�i khi b?n l?i mu?n in bi?u d? d� ra m?t trang ri�ng bi?t ho�n to�n, t�ch r?i kh?i d? li?u. R?t don gi?n, b?n h�y l?a ch?n bi?u d? d� r?i v�o File Print, bi?u d? s? du?c in ra m?t trang ri�ng.
Bi?u d? ch? c� 2 m�u den-tr?ng
M?t t�nh nang ti?n l?i kh�c khi b?n in bi?u d? trong Excel ch�nh l� l?nh xem tru?c (Preview). Cho d� b?n c� m�y in m�u b?n cung v?n c� th? in c�c bi?u d? ch? v?i 2 m�u den v� tr?ng b?ng c�ch v�o File Print sau d� ch?n n�t Preview. Trong c?a s? Preview b?n h�y ch?n n�t Setup v� ch?n sang m?c Chart, d�nh d?u l?a ch?n v�o tru?c Black and white. B�y gi? trong ph?n xem tru?c Preview bi?u d? c?a b?n d� du?c hi?n th? b?ng 2 m�u den-tr?ng gi�p cho b?n c� th? di?u ch?nh d? s�ng t?i tuong ph?n c?a c�c thanh, d�ng hay c?t c?a bi?u d? d? d�ng hon.
T�n t?p tin du?c in ra ? Footers
B?t d?u t? phi�n b?n Excel 2002, Microsoft d� b? sung th�m kh? nang ch�n du?ng d?n c?a t?p tin b?ng t�nh v�o Header hay Footer. �u?ng d?n n�y cung t? d?ng c?p nh?t khi b?n di chuy?n t?p tin. �? ch�n du?ng d?n t?p tin b?ng t�nh v�o Header hay Footer b?n h�y theo c�ch sau d�y:
V�o View Header and Footer ho?c File Page Setup Header/Footer, ch?n Custom Header ho?c Custom Footer. Trong c?a s? Custom Header ho?c Custom Footer b?n l?a ch?n v? tr� mu?n d?t t�n du?c d?n c?a t?p tin - ? b�n tr�i, b�n ph?i hay ? gi?a. B?n h�y d?t con tr? v�o v? tr� d� r?i nh?p chu?t v�o bi?u tu?ng h�nh thu m?c trong thanh c�ng c? ? ngay ph�a tr�n. Khi d� ? v? tr� b?n ch?n s? xu?t hi?n do?n m� &[Path]&[File]. Nhu v?y d� th�nh c�ng.
X�c nh?n th�ng tin
N?u ph?i d?i m?t v?i m?t b?ng t�nh c� nhi?u lo?i d? li?u kh�c nhau s? r?t d? nh?m l?n khi x? l� nh?p li?u. �? tr�nh t�nh tr?ng nh?m l?n b?n c� th? s? d?ng t�nh nang X�c nh?n th�ng tin trong Excel.
V� d? b?n c� c?t m?c thu? v� ch?c ch?n m?c thu? d� kh�ng vu?t 100% th� b?n c� th? quy d?nh Excel ch? nh?n c�c gi� tr? nh? hon 100. Nhu v?y n?u c� l? tay th� cung kh�ng s? nh?m l?n, Excel s? nh?c b?n ph?i nh? l� kh�ng du?c vu?t qu� 100. Ho?c b?n c� th? d?t gi� tr? n?m trong kho?ng n�o d� �. B?n c� th? d?t Data Validation cho m?t �, m?t lo?t �, m?t h�ng m?t c?t�
�? s? d?ng t�nh nang n�y trong Excel tru?c ti�n b?n h�y l?a ch?n � � h�ng - c?t mu?n ?ng d?ng x�c nh?n th�ng tin sau d� v�o Data Validation. B?n dua ra quy d?nh nh?p li?u c?a m�nh r?i nh?p OK.
N?u b?n c� g?i b?ng t�nh cho ngu?i kh�c s? d?ng b?n n�n d?t th�m ch� th�ch cho c�c � � h�ng - c?t c� ?ng d?ng Data Validation d? h? c� th? nh?p d�ng th�ng tin b?ng c�ch sau d�y.
Trong c?a s? Data Validation b?n chuy?n sang m?c Input Message d?t t�n v� ch� th�ch r� r�ng v�o d�. Nhu v?y m?i khi con tr? chu?t du?c chuy?n d?n c�c � c� t�nh nang Data Validation th� s? hi?n ra hu?ng d?n c? th? cho ngu?i s? d?ng.
Tuong t? nhu th? b?n ho�n to�n c� th? tu? bi?n c?nh b�o khi nh?p sai d? li?u b?ng c�ch chuy?n sang m?c Error Alert nh?p t�n v� n?i dung c?nh b�o v�o d�.
Tu? bi?n danh s�ch
N?u b?n thu?ng xuy�n ph?i nh?p c�ng m?t lo?i d? li?u gi?ng nhau tr�n c�c b?ng t�nh kh�c nhau � v� d? danh s�ch t�n c�c nh�n vi�n trong c�ng ty � b?n c� th? s? d?ng t�nh nang Tu? bi?n danh s�ch (Custom Lists) d? tang t?c v� don gi?n ho� c�ng vi?c n�y.
B?n h�y v�o Tools Options r?i chuy?n sang m?c Custom Lists. Trong c?a s? hi?n ra b?n ch?n New List trong � b�n tay tr�i, c�n trong � b�n tay ph?i b?n nh?p c�c gi� tr? trong danh s�ch c?a m�nh v�o d�, m?i m?t d?i tu?ng trong danh s�ch l� m?t d�ng, cu?i c�ng b?n ch?n n�t Add. Ho?c n?u b?n d� c� danh s�ch r?i b?n c� th? ch?n Import list from cell v� l?a ch?n c�c � ch?a d? li?u b?n mu?n nh?p danh s�ch.
B�y gi? b?n ch? c?n g� b?t k� m?t d?i tu?ng n�o d� c� trong danh s�ch c?a b?n r?i di chuy?n con tr? d?n g�c du?i b�n tay ph?i c?a � d?n khi con tr? chuy?n th�nh d?u c?ng r?i k�o d?n c�c � b?n mu?n danh s�ch hi?n ra. Excel s? gi�p b?n di?n n?i c�c gi� tr? c�n l?i
Microsoft Excel
�?nh nghia h?ng s? trong b?ng t�nh
S? d?ng c�ng c? Name trong Excel b?n c� th? d?nh nghia tru?c m?t h?ng s? trong t?p tin b?ng t�nh c?a b?n. L?y v� d?, b?n c� th? d?nh nghia tru?c m?c thu? b?n thu?ng xuy�n s? d?ng nh?t. B?n h�y th? c�ch sau d�y:
T�m d?n Insert Name Define v� nh?p t�n TaxRate. Trong m?c �Refers to� b?n h�y nh?p v�o gi� tr? - gi? s? ch�ng ta ch?n l� 0.07, sau d� nh?p chu?t v�o OK. B�y gi? b?n d� c� th? nh?p c�ng th?c b?t k� theo ki?u =A1*TaxRate v� Excel s? t? d?ng thay s? cho b?n.
B?ng c�ch n�y b?n cung c� th? ti?t ki?m th?i gian trong vi?c x? l� b?ng t�nh di r?t nhi?u ch? b?ng c�ch d?nh nghia nh?ng con s? thu?ng du?c s? d?ng trong b?ng t�nh.
Gi? s? n?u c� thay d?i g� d?i v?i nh?ng h?ng s? do b?n d?nh nghia ra b?n s? kh�ng m?t qu� nhi?u th?i gian d? ch?nh s?a t?ng c�ng th?c. B?n ch? vi?c quay v�o d� v� thay d?i trong m?c �Refers to� l� xong.
Bi?u d? t? c?p nh?t
Trong c�c phi�n b?n Excel cu d? c� th? t?o du?c m?t bi?u d? c� kh? nang t? d?ng c?p nh?t m?i khi gi� tr? tham chi?u thay d?i l� r?t kh�. Nhung k? t? phi�n b?n Excel 2003 v?n d? n�y d� du?c gi?i quy?t.
Tru?c ti�n b?n h�y bi?n d? li?u tham chi?u v? bi?u d? th�nh m?t danh s�ch b?ng c�ch v�o Data List Create List v� l?a ch?n v�ng d? li?u c?a b?n.
Gi? d�y s? d?ng danh s�ch n�y d? v? bi?u d? th� s? r?t ti?n l?i. M?i khi c� gi� tr? m?i du?c b? sung v�o trong danh s�ch th� v�ng d? li?u tham chi?u v� bi?u d? s? t? d?ng c?p nh?t th�m gi� tr?.
C�ng th?c d�ng hay sai?
Khi nh?p m?t c�ng th?c v�o trong b?ng t�nh b?n thu?ng ph?i xem x�t l?i t�nh ch�nh x�c c?a ch�ng nh?m d?t du?c k?t qu? t�nh to�n d�ng nhu mong d?i. Excel cung c� c�ng c? gi�p b?n d�nh gi� l?i c�ng th?c v?a nh?p d�ng hay sai, xem x�t quy tr�nh t�nh to�n trong c�ng th?c m� Excel s? di theo. L?y v� d? b?n nh?p v�o c�ng th?c =7+5*3 s? nh?n du?c k?t qu? l� 22 thay v� 36. �? nh?n du?c k?t qu? 36 b?n ph?i nh?p =(7+5)*3.
N?u b?n v?n th?y chua ch?c ch?n v� quy tr�nh t�nh to�n c�ng th?c c?a m�nh b?n h�y l?a ch?n � ch?a c�ng th?c r?i v�o Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel s? ch? cho b?n bi?t.
D?u c?t hay h�ng?
��i khi trong qu� tr�nh x? l� b?ng t�nh b?n mu?n ?n di m?t v�i d�ng hay m?t v�i c?t n�o d� kh�ng c?n thi?t d? tr�nh r?i m?t. �? th?c hi?n vi?c n�y tru?c b?n h�y l?a ch?n h�ng v� c?t b?n mu?n ?n di r?i v�o Format Row Hide hay Format Column Hide. �? hi?n tr? l?i nh?ng h�ng hay c?t d� b? gi?u di b?n h�y v�o Format Row Undide hay Format Column Unhide.
B?ng c�ch n�y b?n cung c� th? gi?u di c? m?t Sheet c?a m�nh.
B?o v? b?ng t�nh
Excel cung c?p cho b?n r?t nhi?u c�ch b?o v? b?ng t�nh kh�c nhau, b?n c� th? b?o v? c? b?ng t�nh, b?o v? sheet hay b?o v? � n�o d�
�? ngan ch?n ngu?i kh�c kh�ng th? m? v� s?a d?i b?ng t�nh tr�n m�y c?a b?n, h�y b?o v? b?ng m?t kh?u �Password to open�. H�y v�o Tool Options Security. B?n nh?p m?t kh?u v�o tru?ng �Password to open� hay m?t kh?u v�o tru?ng �Password to modify� r?i nh?p chu?t v�o OK. B?ng t�nh c?a b?n d� du?c b?o v?, n?u kh�ng c� m?t kh?u th� s? kh�ng th? m? hay s?a d?i b?ng t�nh c?a b?n du?c.
B�n c?nh d� t�nh nang Tool Protection c�n cung c?p cho b?n r?t nhi?u l?a ch?n b?o v? kh�c nhau n?a.
Tru?c ti�n l� t�nh nang B?o v? Sheet. B?n h�y v�o Tool Protection Protect Sheet. B?n nh?p m?t kh?u v�o trong m?c �Password to unprotect sheet� � d�y l� m?t kh?u d? g? b? m?i h�nh th?c b?o v? d?i v?i b?ng t�nh d� du?c b?o v?. Trong v�ng �Allow all user of this worksheet to�, b?n l?a ch?n cho ph�p ngu?i s? d?ng c� th? th?c hi?n du?c nh?ng thao t�c g� tr�n Sheet d� du?c b?o v?. N?u b?n kh�ng l?a ch?n g� th� kh�ng ai c� th? thay d?i du?c g� tr�n Sheet d� tr? khi ngu?i d� c� m?t kh?u lo?i b? t�nh nang Protect Sheet.
T�nh nang th? 2 l� Allow User to Edit Range. ��y l� t�nh nang gi�p b?n b?o v? m?t v�ng nh?t d?nh tr�n b?ng t�nh, ch? nh?ng ai du?c b?n c?p quy?n hay c� m?t kh?u m?i du?c ph�p s?a d?i tr�n v�ng du?c b?o v? n�y. T�nh nang n�y cung s? d?ng quy?n c?a c�c user trong h? di?u h�nh Windows c?a b?n. N?u nhi?u ngu?i s? d?ng chung 1 m�y b?n c� th? cho ph�p ngu?i d� du?c ph�p s?a d?i m� kh�ng c?n d?t m?t kh?u.
T�nh nang Tool Protection Protect Workbook gi�p b?n b?o v? to�n b? t?p tin b?ng t�nh c?a b?n, t? khung c?a s? d?n c?u tr�c b?ng t�nh c?a b?n.
T�nh nang Tool Protection Protect and Share workbook gi�p b?n theo d�i m?i thay d?i trong b?ng t�nh c?a b?n. Khi c� ai d� th?c hi?n b?t k� thay d?i g� tr�n b?ng t�nh, Excel s? d�ng Track Changes d? ghi l?i v� th�ng b�o cho b?n bi?t.
Ngay m?t cu?i ph?i l� Ctrl-Shift-$
M�nh c�n v�i c�i n?a n�:
Mu?n chuy?n c?a s? dang s? d?ng: Alt-Tab
Trong excel:
Mu?n con tr? l�n d?u ho?c cu?i m?t lo?t � c� data ho?c kh�ng c� data: Ctrl-mui t�n l�n (xu?ng)
Mu?n nh?p m?t lo?t � gi?ng nhau v? data ho?c c�ng th?c: Ch?n kh?i t?t c?, nh?p d? li?u v�o r?i Ctrl-enter (trong b�i terry c� n�i d?n, m�nh ch? th�m m?t ?ng d?ng th�i)
Mu?n ch�n th�m d�ng: alt->I->R (Nh?n alt xong nh?n I, xong nh?n C. C� nghia l� alt->insert-row)
Mu?n ch�n th�m c?t: alt->I->C (alt->insert->column)
Mu?n xo� d�ng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Mu?n xo� c?t: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
B?n c� th? tuong t? v?i t?t c? nh?ng di?u ch?nh kh�c d?a v�o thanh menu sau khi nh?n alt
Mu?n v? d?u d�ng: Home
Mu?n v? � A1: Ctrl-home.
Mu?n ph�ng to, thu nh? b?n t�nh: Ctrl+
Mu?n xem t?ng, count, min, max: Click chu?t ph?i v�o ch? ready g�c tr�i ph�a du?i c?a s? excel, ch?n c�ng th?c m�nh c?n, sau d� ch?n kh?i t?t c? nh?ng � m� m�nh mu?n xem. nh�n v�o ph�a du?i ngang v?i ch? ready s? th?y k?t qu?
N?u kh�ng nh? c�ng th?c, nh?p chu?t v�o ch? "fx" g?n formula bar, s? xu?t hi?n b?ng t�nh: insert fuction. B?n c� th? tu? ch?n c�ng th?c trong �: select a category. N?u c?n chi ti?t hon, ch?n h�m xong, ch?n "help on this fuction". Excel s? chi ti?t c�ch tr�nh b�y v� v� d? di?n h�nh.
Trong Word:
Qua tr�i, ph?i m?t ch?: ctrl->ho?c ctrl <- V? d?u d�ng: home V? cu?i d�ng: end Ch?n m?t d�ng: cho con tr? v? d?u d�ng, shift-end. Ho?c cho con tr? cu?i d�ng: shift-home. L�n d?u m?t do?n: ctrl-mui t�n l�n, ho?c xu?ng. Kh�ng ph?i b�c "Terry" nhung cung mu?n chia s? m?t s? kinh nghi?m d� t?ng tr?i trong qu� tr�nh h?c v� gi?ng d?y m�n Excel �? h?c t?t v� tr? th�nh "cao th?" nhu b?n mong m?i v� gi?i quy?t du?c ph?n nhi?u c�c y�u c?u c?a nh?ng "b�i to�n" b?ng Excel vi?c d?u ti�n b?n ph?i n?m th?t v?ng :c�c ki?n th?c co b?n v? cell, d?a ch? cell: tuong d?i, tuy?t d?i, n?m v?ng c�ch s? d?ng ,c?u tr�c,tham s? c?a c�c h�m thu?ng d�ng trong qu� tr�nh t�nh to�n.l?p b?n bi?u trong Excel nhu :SUM, VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF...v.v ��y l� nh?ng c�ng c? gi�p c�c b?n c� th? th?c hi?n du?c nh?ng b�o c�o b?ng bi?u k? to�n, th?ng k� v.v th�ng qua chuong tr�nh Excel. N�ng cao m?t ch�t, b?n c� th? h?c s�u v? c�ch t?o nh?ng Marco t? d?ng ho?c vi?t Marco b?ng VB t�ch h?p s?n trong Excel d? l�m nh?ng c�ng vi?c l?p l?i ph?c t?p. Ngo�i ra mu?n "gi?i" c?n trang b? m?t s? ki?n th?c ngo�i Excel nhu: v? t�nh to�n,l?p b�o bi?u k? to�n, th?ng k�, th�nh th?o c�c ch?c nang co b?n ?ng d?ng trong vi?c qu?n l� co s? d? li?u nh? v� v?a, m?t �t ki?n th?c v? t?ng h?p,ph�n t�ch v� l?p bi?u d?.
(Suu t?m)
_____________________________________
http://www.thanhnien.com.vn/Pages/Giao-duc.aspx - Giao duc | http://www.thanhnien.com.vn/Pages/Cong-nghe-thong-tin.aspx - Cong nghe thong tin | http://www.thanhnien.com.vn/Pages/Khoa-hoc.aspx - Khoa hoc | http://www.thanhnien.com.vn/Pages/Cong-nghe-thong-tin.aspx - Tin Cong nghe
-------------
http://taichinh.nganhangonline.com/forum.php - Tai chinh ngan hang
http://nganhangonline.com - Ngan hang
|